Uma feira de sucesso deve ter foco e planejamento.

Investir em feiras é um bom negócio. Em termos comerciais e práticos, as feiras proporcionam condições de negociação imediata dos produtos e serviços expostos bem como a possibilidade de criar um intercâmbio comercial permanente.

Além disso, o ambiente das feiras possibilita a realização de vários contatos com as mais diversas categorias de visitantes como compradores em potencial, clientes, vendedores de outros produtos, potenciais fornecedores, representantes e distribuidores, além da oportunidade de se relacionar com jornalistas e autoridades.

Por estas e muitas outras razões, as feiras de negócios são reconhecidas como uma das formas mais eficientes de promoção comercial. Porém é preciso deixar claro que a obtenção de bons resultados exige uma cuidadosa preparação.

Neste sentido, podemos dizer que a participação em feiras de negócios depende de um lado, da capacidade de investir e, de outro, da disponibilidade de tempo para se preparar.

E este entendimento é o ponto de partida para o desenvolvimento de um trabalho de qualidade.

Planejamento pode ser definido como a ponte segura entre o passado e o futuro. É ele que norteará os passos que a empresa deverá seguir para atingir seus objetivos. Isto porque em feiras não existe lugar para improvisos.

As empresas estão totalmente expostas ao mercado, portanto, todo cuidado é pouco. Muito embora a realidade do segmento brasileiro aponte para uma falta de profissionais especializados para atender a demanda, o mercado não admite amadorismo e tudo deve ser muito estudado e calculado.

Assim, para iniciar um bom planejamento é necessário atenção aos cenários, externo e interno. O cenário externo diz respeito ao mercado em geral, dados estatísticos, os concorrentes, os clientes, legislação do setor, tendências de consumo, entre outros.

Respostas objetivas a questões relevantes como "quais são os objetivos específicos da participação", "é a melhor feira para participar", "qual será o custo", "as expectativas justificam o investimento", "qual o nível de investimento para o pós-feira", "os produtos atendem as exigências de mercado", "há capacidade de atendimento à demanda, inclusive de fornecimento contínuo", devem ser esclarecidas com exatidão, pois um dos princípios do planejamento diz que se alguém demora mais de um minuto para definir claramente o objetivo de uma ação é porque ela precisa ser redefinida.

O expositor, portanto, deve se municiar de dados a fim de estabelecer um cenário comparativo entre possíveis vantagens e desvantagens da participação em relação aos objetivos traçados. Conhecer o calendário de feiras, o perfil dos eventos, dados de edições anteriores, preços de produtos e serviços necessários à promoção e exposição e perfil de visitantes são alguns dos dados importantes para embasar a tomada de decisão.

 Visitar as feiras com olhos de visitante e com olhos de expositor, analisar experiências de outras empresas, estudar cases, participar de treinamentos, fazer viagens de prospecção, sempre mantendo o foco alinhado aos objetivos globais da empresa são também elementos que reunidos desenham um cenário externo passível de julgamento e decisão.

Quanto ao cenário interno que diz respeito à motivação, engajamento de equipes, retroalimentação, entre outros fatores humanos e de processo que influenciam nos resultados, este precisa ser igualmente considerado.

A decisão de participar de uma feira dará origem à implementação de múltiplas atividades, até mesmo alheias ao cotidiano da empresa, que precisam ser administradas com eficácia ao longo do tempo. Para tanto o fator humano e os recursos precisam ser amplamente avaliados para análise de viabilidade.

Em outras palavras, é necessária a composição do quadro de envolvidos, com competências e perfis adequados para gerenciar cada um dos processos inerentes a participação em feiras de negócios.

Considera-se um período razoável para preparação um ano de antecedência em que o expositor deverá coletar dados para análise do cenário externo e interno para só então se decidir.

Todos os passos devem ser pensados desde o início e para isto acompanhar o mercado de feiras, ler a respeito, desenvolver processos, estimar e mensurar resultados, treinar as equipes deve ser um trabalho duradouro que resulte em uma decisão fortemente embasada.

E formada uma convicção, ponderados os prós e contras, comprado o chão da feira, é hora do "mãos à obra", para operacionalizar as diretrizes estabelecidas. É neste momento, normalmente de 03 a 06 meses antes do evento, dependendo da experiência, que o expositor deve contratar fornecedores de produtos e serviços e cuidar das ações promocionais que serão implementadas no contorno da feira.

Vale aqui destacar: nunca participe de uma feira apenas porque seu concorrente participará ou porque já é habito marcar presença. E não perca a chance de implementar melhorias.

O exercício de definição ou revisão é suficiente para dar início ou redirecionar qualquer atividade empresarial.

Sem perder tempo em ações improdutivas, a empresa ganha foco e orientação voltada apenas para seus objetivos.
Não há como negar. Participar de feiras dá trabalho. Mas vale a pena!

Para não errar, conto com o nosso profissionalismo, realizamos o seu evento antes da feira, durante e depois.

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